Consultoria GestaoAdvBr

Hoje é dia 30 de Setembro, dia da secretária. Você já cumprimentou a sua hoje? Ainda não? Deveria. Esta profissão além de bela é fundamental para qualquer negócio ser eficiente.

O título do post é uma reflexão sobre uma das importantes atribuições da secretária para o negócio: Ela é o elo de contato entre o cliente e o atendimento deste cliente.

É através da secretária muitas vezes que o cliente tem a primeira “hora da verdade” com o seu negócio.

Como assim?

Ele chega no seu escritório e é recebido com um sorriso, um belo BOM DIA/BOA TARDE!, em que posso lhe ajudar? Assim que o cliente explica seus motivos, ela repassa o mesmo para uma sala, lhe oferece água e café e informa que em instantes ele será atendido.

Se você leu o parágrafo acima e achou banal, simples e óbvio, cuidado.

Em muitos lugares em que o sócio/diretor/gerente pensa que tudo sempre acontece assim, vislumbramos pessoas de mau humor, sem educação, que ficam conversando entre si ao invés de atender e por aí vai.

Por este motivo, sempre que vou visitar um cliente novo pela primeira vez, faço as vezes de um cliente oculto. Chego, apenas digo meu nome, pergunto pelo Dr. fulano de tal e espero reações. Se não dou muitas informações, a secretária me atenderá ou me fará um interrogatório? Ela será gentil ou ficará agressiva com a minha atitude (pensada e racional, jamais de foro íntimo) de ser seco/objetivo/fechado?

Sem monitoramento, não podemos atingir nenhum objetivo e nem mesmo premiarmos os bons funcionários, pois não dá pra distinguir o joio do trigo.

Por óbvio, minha escrita é em relação a profissionais que sequer deveriam ser chamados de secretárias. Normalmente, encontramos pessoas com muita, mas muita paciência mesmo, com lida e traquejo de sair de situações difícies, com fala mansa e uma beleza que independe de idade, pois está na sua atitude.

Em resumo, a secretária é exatamente como a classe média: apanha do pobre e sofre com o rico, ou seja, o cliente maltrata e o chefe as vezes humilha e ela continua pagando os impostos e mantendo o país em dia, quer dizer, a secretária continua sorrindo e mantendo o negócio em que trabalha melhor a cada dia.

Parabéns a esta valorosa classe de trabalhadoras (temos poucos secretários homens) que fazem do negócio em que atuam um lugar melhor e mais habitável todos os dias!

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Diretor da Consultoria GestaoAdvBr
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Recentemente recebi um elogio de um cliente no primeiro dia de trabalho que fez refletir muito. No final do primeiro turno de trabalho, uma das sócias de um escritório de advocacia fora do RS me diz atentamente:

“Gustavo, permita-me elogiar sobre a tua forma de trabalho. Tu vieste aqui e em algumas horas conseguiste nos dar práticas, exemplos, orientações que outros consultores que o escritório teve não fizeram. Aqui somente trouxeram teorias e levaram muito tempo para chegar a algo prático”.

Por óbvio não quero aqui vangloriar-me de um elogio. Quero trazer a reflexão sobre teoria e prática.

A teoria é fundamental para qualquer trabalho. Não podemos esquecer que sem base teórica não conseguimos sistematizar o conhecimento. Vejamos um exemplo comparativo entre teoria e prática: Ao aprendermos a ler, aprendemos primeiro cada letra separadamente e depois aprendemos a formar palavras. Aqui está o nosso embasamento teórico. Contudo, se não quisermos ser analfabetos funcionais, precisaremos aprender a interpretar as palavras, frases, sentenças que lemos. Ao interpretar, estamos aplicando os conhecimentos teóricos na prática.

Existem vários exemplos de pessoas que através da prática, fizeram a teoria. Está errado? Numa primeira análise não. Uma prática bem sucedida é muito melhor que uma teoria ainda não testada.

E sendo bem prático mesmo: Para que serve esta reflexão na prática?

Para jamais nos afastarmos da prática apenas pela teoria e ao mesmo tempo, sempre que estivermos fazendo algo prático, possamos pensar na teoria como uma forma de melhorar o processo de trabalho.

Ler doutrinas, por exemplo, é maravilhoso para constituir uma tese. Contudo, uma tese de nada adiantará se os tribunais já estiverem julgando este assunto contra o teu interesse. Parece assim que a advocacia não tem alternativa, não é?

Tem sim. Se aliar a teoria a prática, a solução existe. Se o advogado ler doutrinas e analisar o que está acontecendo na prática, poderá desenvolver uma tese para mudar o que na prática já está sendo julgado, ou seja, irá atacar as razões dos julgados de maneira a demonstrar que determinado assunto deveria ser julgado de outra forma através do embasamento novo teórico adquirido.

Em bom português: Teoria ou Prática? A resposta é simples: Ambos!

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Organizar a nossa mesa de trabalho de forma que possamos prevenir desconfortos ou dores muitas vezes é um grande desafio, mas com algumas dicas simples podemos encontrar uma solução. A mesa de trabalho deve ser dividida em três diferentes áreas:

1) Área ótima: É um quadrado formado pelo espaço entre as nossas mãos caso estejamos de frente para a mesa, com os braços dobrados a 90° e com os cotovelos encostados na lateral do corpo. Esteja sentado na cadeira com a barriga próxima da mesa e a coluna bem apoiada. É uma área para escrita, digitação e uso constante. Nesta área não há deslocamento dos ombros para frente ou para os lados prevenindo o uso excessivo desta região.

2) Alcance ótimo: Na mesma posição inicial citada anteriormente você pode mover os braços para o lado sem deslocá-los para frente. Nesta área você pode usar o mouse, o telefone, papéis de consulta, calculadora e outros utensílios de uso freqüente.

3) Alcance máximo: Na mesma posição citada na primeira área você agora pode demarcar esta área esticando os braços e abrindo os mesmos no limite do comprimento do seu braço. Esta área é para papéis de pouco uso, porta canetas, e objetos utilizados com pouca freqüência.

Além destas três áreas a sua mesa pode ser usada para objetos eventualmente utilizados, porta retratos e outros objetos pessoais. Uma forma interessante de se adaptar a estas medidas é demarcá-las na sua mesa com fita crepe por uns dias. Após se acostumar a usar o espaço dentro das medidas corretas, retire as fitas e aproveite o bem estar que o uso adequado da sua mesa irá lhe proporcionar.

Leonardo Rodrigues

Fisioterapeuta do Trabalho e

Ergonomista

leonardo@ergosul.com.br

(Leonardo Rodrigues escreve quinzenalmente no Blog da Consultoria GestãoAdvBr sobre Saúde e Produtividade Empresarial)

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Segundo J.P Morgan: “Eu não contrato advogados para me dizer o que eu não posso fazer, mas sim para me dizer como fazer o que eu quero fazer”.

Impactante, não?

Ou será a realidade?

Com absoluta convicção, esta é a realidade do mercado hoje.

Não precisamos mais dos tradicionais advogados. Precisamos cada vez mais de advogados engajados nos negócios dos clientes, mais focados em resultados práticos do que resultados jurídicos.

Vejamos um quadro comparativo:

Estas regras valem tanto para advogados que atuam em pessoas jurídicas como para pessoas físicas.

Por que, se são públicos diferentes?

Porque, em primeiro lugar, as empresas só existem se houverem as pessoas.

Segundo, porque as pessoas precisam ser cada vez mais objetivas neste mundo moderno.

Terceiro, porque ser racional, objetivo, direto e avaliar riscos, faz parte de qualquer função atualmente.

Não pensar no mercado como um termômetro das nossas atitudes é o mesmo que ir nadar sem conhecer o rio, lagoa ou mar… Só podemos afundar mesmo.

A advocacia está se modificando, se moldando, precisando cada vez mais de profissionais de mercado e menos de romantistas e escritores de teses.

Você não acredita nisto?

Procure separar um tempo para ler sobre o mercado atual, qual empresa comprou outra, variações cambiais, negócios existente entre os ramos, riscos, e por aí afora. Depois de estar mais familiarizado com isto, busque ver como estas informações podem ser úteis no dia a dia do seu escritório e da realidade dos seus clientes.

Antes desta reflexão, você não está preparado para responder o questionamento acima.

Advocacia e negócios… Um completa o outro. Um vive do outro. Um existe pelo outro.

Pense e, sobretudo, viva esta realidade!

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Campanha publicitária do Citibank:

“Crie filhos em vez de herdeiros.”

“Dinheiro só chama dinheiro, não chama para um cineminha, nem para tomar um
sorvete.”

“Não deixe que o trabalho sobre sua mesa tampe a vista da janela.”

“Não é justo fazer declarações anuais ao Fisco e nenhuma para quem você ama.”

“Para cada almoço de negócios, faça um jantar à luz de velas.”

“Por que as semanas demoram tanto e os anos passam tão rapidinho?”

“Quantas reuniões foram mesmo esta semana? Reúna os amigos.”

“Trabalhe, trabalhe, trabalhe. Mas não se esqueça, vírgulas significam
pausas…”

“…e quem sabe assim você seja promovido a melhor (amigo / pai / mãe / filho /  filha / namorada / namorado / marido / esposa / irmão / irmã… etc.) do mundo!”

” Você pode dar uma festa sem dinheiro. Mas não sem amigos.”

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A montanha (Engenheiros do Hawaii)

Nem tão longe que eu não possa ver

Nem tão perto que eu possa tocar

Nem tão longe que eu não possa crer que um dia chego lá

Nem tão perto que eu possa acreditar que o dia já chegou

Ao ouvir esta música comecei imediatamente a pensar no ensinamento de gestão pessoal e profissional que ela proporciona.

Nem tão longe que eu não possa ver  | Nem tão perto que eu possa tocar

De que valem nossos sonhos se não primeiro sonharmos com eles?

De que adianta colocar metas irreais e querer que toda equipe vá atrás? As metas tem que ser balizadas conforme a música, nem tão distantes que não possam ser vistas como reais, nem tão perto, que não precise de esforço para alcançá-las.

Nem tão longe que eu não possa crer que um dia chego lá |  Nem tão perto que eu possa acreditar que o dia já chegou

Estas duas frases sintetizam justamente a continuidade dos propósitos de metas. Não podemos desacreditar as pessoas que as metas são viáveis. De outro lado, colocar metas simples é o mesmo que não acreditar que as pessoas podem evoluir, desenvolver e buscar um caminho mais acertado.

Em resumo: Confie na sua equipe, trace metas palpáveis de acordo com a sua realidade.

Não adianta tentar metas que outros escritórios usam e deram certo. Deram certo naquela realidade, com aquelas pessoas, e aquelas dificuldades. Dentro do seu negócio, a vida é diferente, nem melhor nem pior, mas sempre diferente.

Você deve escolher o melhor caminho. Esta é a única alternativa que pode levar ao sucesso. Aprenda com os outros o caminho, mas pegue a prancheta e desenhe o seu próprio. Lembre-se de Alexander Graham Bell: “Se andarmos apenas por caminhos já traçados, chegaremos apenas aonde os outros chegaram”.

Trace seu próprio caminho, seja dono do seu negócio!

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Muitos conhecem o mito da caverna, escrito por Platão. Em resumo, conta a estória de pessoas que viviam numa caverna e viam as sombras e sons das pessoas que viviam fora da caverna, contudo para elas a realidade era a das sombras das pessoas e não das pessoas em si. Mesmo que alguém visse que eram apenas sombras, ao comparar com a realidade externa, devolver esta informação aos demais habitantes da caverna era algo praticamente impossível, pois sua crença nas sombras (que para eles era a realidade) não poderia ser trocada simples e simplistamente. Leia  mais sobre este mito aqui.

Inúmeras vezes vejo que as pessoas em geral se posicionam da mesma forma.

Se agarram em seus mitos e cavernas e tendem a vislumbrar apenas esta realidade como sendo a verdadeira. Se protegem do mercado e da visão de futuro em seus castelos e sonhos.

Sonhos…

Não custam nada, nos elevam ao grau de felicidade e são tão simples… Mas, não são a realidade.

No mercado aí fora temos pessoas alinhadas ao que está acontecendo no mundo. Outra escrevendo o que ainda não está acontecendo e poderá ser uma tendência. A grande maioria convergindo para as redes sociais como forma de atualizar, comunicar e sobretudo divulgar seu nome, que nada mais é do que a sua marca.

Você aceita tudo que lê?

Você critica tudo que lê?

Você entende tudo que lê?

É fundamental nos dias modernos, assim como era na época de Platão, aceitar que tudo muda, que tudo pode ser diferente e que a relatividade é um conceito verdadeiro.

Aceitar verdades absolutas e imutáveis e condenar a sua consciência a viver numa caverna, vendo através de sombras o que está acontecendo na realidade, que pode ser igualmente irreal.

Devemos solidificar nossos conceitos com aquilo que acreditamos e podemos dizer a nós mesmos que pertence a nossa realidade. O resto é o resto.

Você muda de opinião?

Você muda de tipo de roupa?

Você muda de discurso?

É importante refletir sobre isto. Ser sempre o mesmo nem sempre é ser coerente.

Nas palavras de Alexandre Herculano “Eu não me envergonho de corrigir os meus erros e mudar de opinião, porque não me envergonho de raciocinar e aprender.”

E você? Como lida com a realidade?

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Hoje, 22 de Setembro, é comemorado o dia do amante (temos dia pra tudo neste Brasil).
Algumas características peculiares ao porquê de ter um amante são úteis para raciocinar sobre fidelidade do cliente no negócio.

Rotina do casamento/relacionamento
Com amante não há problemas, só coisas boas
Procura-se algo que não se tem no casamento

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O seu dia precisaria ter 25 horas para cumprir tudo que você faz?

Esta é a realidade de muitos profissionais. Trabalham 12, 14 horas por dia e sentem que os dias não rendem, seu trabalho sempre acumula.

Por quê?

Leiam esta frase antes de responder:

“Do we need more time? Or do we need to be more disciplined with the time we have?” – Kerry Johnson Em Português: Você precisa de mais tempo? Ou você precisa ser mais disciplinado com o tempo que você tem?

O dia tem 24 horas, isto é inevitável.

Trabalhamos pela lei 8 horas por dia.

Precisamos de tempo para trabalho, tempo para alimentação, tempo para dormir, tempo para nossa família, tempo para lazer, enfim, precisamos de tempo.

Como fazer este tempo existir com tantos compromissos e atribulações da vida?

Três dicas para auxiliar neste caminho:

1. Defina prioridades;

2. Descentralize tarefas e funções;

3. Reserve tempo para si;

Defina prioridades.

Talvez a parte mais difícil para muitos profissionais. Definir prioridades é difícil, pois num primeiro momento tudo é urgente, tudo é para ontem.

Contudo, se analisarmos com a razão, perceberemos que existem prioridades mais urgentes que outras.

No universo jurídico, os prazos do advogado são sempre uma prioridade. Como diz o advogado Otávio Estarque “Só advogado tem prazo neste país”, mas precisamos compreender que até mesmo os prazos são prioridades desde que sejam o último dia no último horário. Caso contrário, outras prioridades são mais urgentes.

Se você tem muita coisa pendente, separe as tarefas em dois grandes grupos: Estratégico e Operacional.

Estratégico: Contato com cliente, novos projetos, reuniões com alianças estratégicas, reuniões com funcionários internos, etc.

Operacional: Fazer prazos, ligações para fornecedores, etc.

O que é estratégico tem sempre prioridade. Aí você vai se perguntar: Mas, se deixar um prazo para depois para fazer reuniões com os funcionários, perco o prazo.

Sim, óbvio, respondo eu.

Claro que não podemos perder prazos. Todavia, igualmente não podemos perder a oportunidade de novos negócios. Se o seu tempo está com muitas tarefas operacionais, parta para a premissa seguinte: Descentralize.

Descentralize tarefas e funções

Outra dificuldade enorme de muitos gestores. Adoram centralizar, dizem que não podem perder o controle.

Centralizar é diferente de ter controle.

Centralizar significa fazer tarefas operacionais porque não confia ou não quer que outros a façam. Descentralizar significa deixar que outro faça a tarefa e você apenas faça o estratégico: Controle se a tarefa foi feita dentro do prazo, com adequação.

Não há como manter um futuro na carreira centralizando informações, tarefas e funções. Você precisa trabalhar em equipe, com visão de que o todo será útil a empresa, somando os talentos individuais.

Descentralize o operacional. Crie funções para que a empresa cresça com seus talentos individuais compartilhados e não um monte de talentos guardando todo conhecimento para si.

Reserve tempo para si.

Para muitos, reservar tempo para si é sinal de egoísmo ou um ato impossível, pois levam uma vida tão corrida que não conseguem.

Reservar um tempo para si, nem que seja meia hora por dia, é um ato de amor consigo. É um ato de amor a sua família. É um ato de amor com a empresa, que terá um funcionário mais capaz, mais lúcido, mais pensante e mais voltado ao mercado.

Reservar um tempo para si é muito importante, quiça fundamental.

Ao fazê-lo você estará criando possibilidades de criar, buscar novidades, conectar-se a sua rede de contatos, enfim, de estreitar novos negócios.

Em suma,

Seu dia, quer você queira ou não, somente terá 24 horas. O que você vai fazer com este tempo é uma decisão sua. Faça uma decisão inteligente, use com sapiência o seu tempo e ganhe em produtividade e felicidade.

Não basta ser feliz somente pelo trabalho. Você deve ser feliz também para fazer um bom trabalho. O segredo está dentro de você e não fora.

Pense. Racionalize. Defina Prioridades. Descentralize. Seja você.

Tudo isto significa o seu sucesso profissional e do local onde trabalha!

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No dia 20 de Setembro é feriado no Rio Grande do Sul, data em que é comemorada a revolução farroupilha, sendo em fato que nesta data em 1835 Bento Gonçalves marcha em direção a Porto Alegre e a capital é “tomada” pelos revolucionários, e o governo se mudado para Rio Grande provisoriamente. Uma guerra que durou 10 anos e acabou num acordo de paz.

O Hino Riograndense nos mostra dois grandes exemplos perfeitamente aplicáveis a estratégia e gestão de negócios profissionais.

O primeiro exemplo é:

Mas não basta pra ser livre

Ser forte, aguerrido e bravo

Povo que não tem virtude

Acaba por ser escravo

Quantas e quantas vezes somos em nosso negócio fortes, batalhadores, aguerridos em prol dos ideais das empresas, bravos em decisões e estratégias, mas, procuramos jeitinhos, soluções fáceis e mágicas.

Isto não existe!

Só existe um jetinho: Trabalhar. E trabalhar muito. Esta é a maneira de conquistar o seu espaço e sair vitorioso desta guerra que chamamos de mercado.

Para ter o seu negócio, você esteve nos fronts de batalha, dormiu pouco, buscou de todas as maneiras crescer. Foi justamente a sua persistência, seus valores, sua virtude que fez a diferença.

Não perca tudo isto em nome do dinheiro. Sucesso sem virtude é vazio.

Lembre-se desta parte do Hino Riograndense:

Mostremos valor e constância

Nesta ímpia e injusta guerra

Sirvam nossas façanhas

De modelo a toda terra

De modelo a toda terra

Diz tudo não?

Temos que manter nossos valores de maneira constante, mesmo que o mercado seja injusto, pois são nossas façanhas, nossas ideias e ideais que servirão de modelo a toda terra.

Vale a pena ser consciente em prol da nossa verdade. Haja assim e serás muito mais que uma pessoa de valor. Serás um ser humano com razão, verdade e virtude preparado para a guerra do mercado.

Que sirva o Hino Riograndense como exemplo de virtude e estratégia no seu negócio.

Sucesso!

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